Prezentarea sectiunii 5 a ISO 19011: Programul de audit – un standard pentru auditarea sistemelor de management
5.1. Elaborati-va un program de audit
• Elaborati-va un program de audit al sistemelor de management.
• Folositi-va programul de audit pentru a evalua eficacitatea de ansamblu a sistemelor de management ale acelora pe care ii auditati.
• Monitorizati si masurati implementarea programului de audit al sistemelor de management.
• Examinati-va programul de audit al sistemelor de management pentru a identifica posibilele imbunatatiri care i se pot aduce.
5.2. Fixati-va obiectivele acestui program
• Asigurati-va ca obiectivele programului de audit au fost stabilite.
• Asigurati-va ca obiectivele programului de audit sprijina si sunt in concordanta cu obiectivele sistemului de management.
• Luati in considerare toate informatiile relevante atunci cand va stabiliti obiectivele programului de audit.
• Folositi obiectivele programului pentru a va asigura ca programul dvs. de audit este implementat si aplicat in mod eficace.
• Folositi obiectivele programului pentru a directiona planificarea auditului.
• Folositi obiectivele programului pentru a directiona activitatile de audit.
5.3. Stabiliti-va programul de audit
5.3.1. Executati sarcini de gestionare a programului de audit
• Clarificati amploarea programului de audit.
• Definiti rolurile si responsabilitatile auditorilor.
• Elaborati proceduri pentru a va gestiona programul de audit.
• Determinati resursele de care are nevoie programul.
• Implementati-va si aplicati-va programul de audit.
• Puneti la punct inregistrari dedicate programului de audit.
• Monitorizati-va programul de audit al sistemului de management.
• Examinati-va programul de audit al sistemului de management.
• Imbunatatiti-va programul de audit al sistemului de management.
• Discutati acest program de audit cu conducerea superioara.
5.3.2. Clarificati cerintele privind competenta manageriala
• Asigurati-va ca directorul de audit este competent.
• Asigurati-va ca directorul de audit are competenta de a administra programul eficient si eficace.
• Asigurati-va ca directorul de audit are cunostintele de specialitate si abilitatile corespunzatoare.
• Asigurati-va ca directorul de audit continua sa fie competent.
• Asigurati-va ca directorul de audit continua sa desfasoare activitatile corespunzatoare de dezvoltare profesionala.
5.3.3. Specificati domeniul programului de audit
• Stabiliti amploarea programului de audit al sistemului de management (pe ce se axeaza si ce anume acopera).
• Ganditi-va la caracterul auditurilor dvs.
• Ganditi-va la caracterul criteriilor dvs. de audit.
• Ganditi-va la caracterul organizatiei auditate.
• Ganditi-va la caracterul sistemelor care sunt auditate.
• Ganditi-va la caracterul si la rezultate auditurilor anterioare.
5.3.4. Luati in considerare potentialele riscuri legate de programul de audit
• Luati in considerare riscurile care ar putea afecta indeplinirea obiectivelor programului dvs. de audit.
• Identificati si evaluati riscurile legate de planificarea programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de resursele programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de personalul programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de implementarea programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de tinerea evidentei programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de monitorizarea programului.
• Identificati si evaluati riscurile legate de examinarea programului.
5.3.5. Dezvoltati proceduri pentru a gestiona programul
• Stabiliti proceduri pentru a va gestiona si a va controla programul de audit al sistemului de management.
• Utilizati proceduri pentru a va gestiona si a va controla programul de audit al sistemului de management.
5.3.6. Identificati cerintele privind resursele necesare programului
• Identificati cerintele privind resursele financiare.
• Identificati cerintele privind resursele metodologice.
• Identificati cerintele privind resursele tehnologice.
• Identificati cerintele privind resursele umane.
5.4. Implementati-va programul de audit
5.4.1. Puneti-va in aplicare programul unic de audit
• Comunicati-le si impartasiti-le informatii pertinente despre programul de audit tuturor partilor interesate.
• Definiti obiectivele pentru fiecare audit in parte.
• Coordonati si controlati activitatile programului de audit.
• Numiti membri competenti in echipa de audit.
• Puneti la dispozitie resursele necesare echipelor de audit.
5.4.2. Definiti punctul de interes al fiecarui audit in parte
• Definiti si documentati obiectivele pe care ar trebui sa le indeplineasca fiecare audit in parte.
• Definiti si documentati domeniul de aplicare corespunzator fiecarui audit.
• Definiti si documentati criteriile pe care le foloseste fiecare audit pentru a evalua conformitatea.
5.4.3. Alegeti metodele pentru fiecare audit in parte
• Alegeti si determinati metodele care ar trebui folosite pentru a realiza audituri.
• Asigurati-va ca toti directorii de audit sunt de acord cu metodele de audit atunci cand doua sau mai multe organizatii de audit trebuie sa colaboreze la realizarea unui audit al aceluiasi auditat.
5.4.4. Desemnati personal pentru fiecare audit in parte
• Desemnati membri ai echipei de audit pentru fiecare audit in parte.
• Desemnati un sef al echipei de audit pentru fiecare audit in parte.
• Desemnati experti tehnici pentru fiecare audit in parte.
5.4.5. Alocati responsabilitati pentru fiecare audit in parte
• Alocati-i responsabilitati unui anumit sef de echipa pentru fiecare audit in parte
• Dati-i suficient timp sefului echipei de audit sa isi planifice auditul ori de cate ori sunt atribuite sarcini legate de audit.
• Oferiti-i sefului echipei de audit informatiile de care are nevoie pentru a realiza auditul.
5.4.6. Gestionati-va rezultatele programului de audit
• Asigurati-va ca rezultatele programului de audit sunt gestionate eficient si eficace.
• Asigurati-va ca sunt evaluate constatarile.
• Asigurati-va ca sunt examinate analizele cauzei radacina.
• Asigurati-va ca sunt examinate masurile de remediere.
• Asigurati-va ca sunt examinate rapoartele de audit.
5.4.7. Intocmiti si pastrati inregistrari asupra auditului
• Asigurati-va ca este intocmita si pastrata o evidenta a programului.
• Asigurati-va ca este intocmita si pastrata cate o inregistrate pentru fiecare audit in parte.
• Asigurati-va ca sunt intocmite si pastrate inregistrari referitoare la personalul participant la audit.
5.5. Monitorizati-va si modificati-va programul
• Monitorizati-va implementarea programului.
• Modificati-va programul de audit ori de cate ori dovezile indica faptul ca se impune o schimbare.
5.6. Analizati-va si imbunatatiti-va programul
• Analizati-va programul de audit al sistemului de management.
• Faceti un rezumat al rezultatelor si prezentati-i un raport conducerii superioare.
• Imbunatatiti-va programul de audit al sistemului de management.