Documentele sistemului de management al calitatii necesita a fi controlate. Controlul documentelor in ISO 9001 reprezinta una din cele sase procese ce necesita o procedura documentata. Controlul fiecarui document in managementul calitatii incepe cu un proces de aprobare pentru a asigura gradul de adecvare. Exista o cerinta ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sa fie disponibile la nevoie si ca atat modificarile cat si starea reviziuirilor curente sa poata fi identificate.
Este necesar ca procesul sa asigure faptul ca documentele raman lizibile si identificabile. Este necesar ca documentele sa fie analizate si actualizate in caz de necesitate. In cazul in care exista versiuni vechi, acestea trebuie sa fie identificate drept iesite din uz, pentru a preveni utilizarea accidentala. De asemenea, firmele care au implementat ISO 9001 trebuie sa identifice documentele de origine externa necesare pentru a planifica si opera sistemul de management al calitatii, controland totodata distribuitia lor.
De ce trebuie indeplinite cerintele?
• Pentru a asigura o performanta adecvata a tuturor activitatilor care influenteaza calitatea
• Pentru a asigura faptul ca exista mijloace de control pentru a aproba si emite documente
• Pentru a asigura faptul ca modificarile legate de cerinte sunt communicate celor care trebuie sa le implementeze conf. ISO 9001 pentru calitate
• Pentru a preveni utilizarea informatiilor invechite, iesite din uz
• Pentru a asigura faptul ca personalul detine instructiuni si actualizate la zi
Sfaturi practice pentru implementare
• Definiti tipurile de documente din cadrul sistemului ISO 9001
• Definiti tipurile de documentatie care provin din partea altor organziatii (cum ar fi standarde, documente ale clientilor etc)
• Definiti procesul de control corespunzator fiecarui tip de document; spre exemplu cerintele pentru documentatiile din domeniul IT pot fi diferite de cele legate de documentatiile grafice de design
• Inregistrarile reprezinta un tip special de documente, necesitand mijloace de control diferite ( vedeti sectiunea 4.2.4)
Pentru autocontrol
• A fost elaborata o procedura documentata pentru controlul documentelor in conformitate cu standardul 9001?
• Gradul de adecvare al documentelor este aprobat inaintea utilizarii?
• Documentele sunt analizate si actualizate daca este necesar?
• Modificarile documentelor sunt reaprobate pentru a asigura gradul lor de adecvare inaintea utilizarii?
• Actiunile de analiza si actualizare sunt mentinute?
• La punctele de utilizare exista disponibile veriuni corespunzatoare ale documentelor aplicabile?
• Exista un proces ISO 9001 care asigura ca documentele raman lizibile, usor de identificat si accesibile?
• Documentele de origine externa necesare pentru a planifica si opera sistemul de management al calitatii sunt identificate si distributia lor este controlata?
• Documentele invechite, nefolosibile, sunt identificate corespunzator pentru a preveni utilizarea lor accidentala?