Cele mai multe audituri ale sistemelor de management impun vizite la fata locului. Pentru a va asigura ca auditurile se desfasoara fara probleme, aceste vizite ar trebui sa fie planificate cu grija si coordonate in mod activ. Daca faceti vizite la fata locului, aveti in vedere urmatoarele aspecte:
1. Planificati-va vizitele la fata locului.
1.1. Obtineti permisiunea de a vizita locatia.
1.2. Instruiti-va auditorii despre locatie.
1.2.1. Faceti o prezentare socioculturala succinta.
1.2.2. Faceti o expunere despre sanatate si siguranta.
1.2.3. Faceti o expunere despre securitate si confidentialitate.
1.3. Confirmati faptul ca va va fi pus la dispozitie echipament de protectie.
1.4. Asigurati-va ca auditatii vor fi pregatiti pentru vizita dvs.
1.4.1. Asigurati-va ca personalul auditatului este instiintat despre vizita dvs., domeniul si obiectivele auditului.
2. Coordonati-va vizita la fata locului.
2.1. Protejati sanatatea si siguranta echipei dvs. de audit.
2.1.1. Asigurati-va ca auditorii folosesc echipament personal de protectie atunci cand se impune acest lucru.
2.1.1.1 Asigurati-va ca ei folosesc acest echipament de protectie in mod corespunzator.
2.1.2. Asigurati-va ca auditorii inteleg toate procedurile relevante destinate situatiilor de urgenta.
2.1.2.1 Discutati despre iesirile de urgenta.
2.1.2.2 Discutati despre punctele de adunare.
2.2. Cereti-le auditorilor sa nu intervina in procese.
2.2.1. Asigurati-va ca auditorii nu perturba procesele operationale decat daca acest lucru nu poate fi evitat.
2.2.1.1 Controlati dimensiunea echipei de audit.
2.2.2. Asigurati-va ca auditorii nu ating si nu folosesc echipamentele decat daca li se permite in mod explicit sa o faca.
2.2.3. Asigurati-va ca auditorii intrerup cat mai putin procesele de lucru, programandu-si comunicarile.
2.3. Respectati securitatea, intimitatea si confidentialitatea auditatului.
2.3.1. Cereti permisiunea conducerii auditatului inainte de a copia orice documente sau de a face fotografii sau clipuri video ale proprietatii sau personalului auditatului.
2.3.2. Cereti permisiunea angajatilor auditatului de a-i fotografia sau de a inregistra informatii personale despre ei inainte de a proceda astfel.
2.3.2.1 Nu strangeti informatii personale decat daca obiectivele auditului sau criteriile de audit va impun sa faceti acest lucru.
2.4. Ocupati-va de incidentele din timpul auditului la fata locului in mod eficient si eficace.
2.4.1. Asigurati-va ca auditorul principal dezbate incidentele cu auditatul si cu clientul de audit si asigurati-va ca toate incidentele sunt rezolvate.
2.4.1.1 Continuati auditul (daca acest lucru este posibil).
2.4.1.2 Reprogramati auditul (daca acest lucru este necesar).
2.4.1.3 Intrerupeti auditul (daca acest lucru este inevitabil).